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Préfecture du Rhône

Organisme

Une Préfecture remplit plusieurs missions essentielles : la permanence du fonctionnement des services de l'Etat ; la sécurité des personnes et des biens ; la réglementation et la garantie des droits et des libertés des citoyens ; le contrôle de la légalité des actes des collectivités locales et des organismes publics ; la mise en oeuvre et la coordination, à l'échelon local, des politiques du Gouvernement ; la gestion et la répartition des dotations et subventions de l'Etat à l'échelon local. La préfecture du Rhône rassemble 850 agents répartis sur 5 sites principaux.

Contexte et demande

Compte tenu de l'extension et de l'évolution de son parc informatique et de la part importante des demandes de formation recueillies à l'issue des entretiens annuels, l'amélioration de la maîtrise des outils du poste de travail par les agents constitue pour la préfecture de Rhône un enjeu important.

La demande visait donc à améliorer la maîtrise des outils du poste de travail et à mesurer l'efficacité des formations. La Préfecture a choisi des formations en ligne et accompagnées réalisées par la société iProgress, formations déjà utilisées à la sous-direction du Recrutement et de la Formation du ministère de l'Intérieur.

Démarche

Après avoir testé avec succès pendant 3 mois auprès d'un échantillon représentatif d'agents les solutions proposées la préfecture du Rhône s'est à son tour équipée de la plate-forme d'administration et des contenus pédagogiques Progression d'iProgress. La formule retenue repose sur du e-learning en centre de ressources et sur des modules de formation Windows, Word, Excel, PowerPoint.

Côté organisation, la formation a lieu dans une salle informatique de 6 postes en présence d'un tuteur du bureau de la formation dont le rôle est essentiel car il rassure, conseille et fait le lien avec le service informatique. Coté technique, la préfecture du Rhône bénéficie du serveur dédié à la formation en ligne de la sous-direction de la Formation du ministère de l'Intérieur, situé à Lognes.

La démarche vise à permettre aux agents de se former à leur rythme et au moment où ils le souhaitent en une ou deux heures. Pour ce faire, chacun est invité à réaliser un diagnostic de ses besoins et de son niveau de manière à proposer un parcours de formation réellement personnalisé. Cela évite de perdre du temps et de la motivation sur des éléments déjà maîtrisés ou peu utilisés au quotidien.

Bilan et témoignages

La Préfecture s'est fixée un objectif de 300 parcours de formation délivrés annuellement, 125 parcours ont déjà été commencés et 45 sont terminés. Prochaine étape : installer un poste dédié à la formation en ligne sur le site de Villefranche-sur-Saône pour éviter aux 30 agents de se déplacer.

« La formule de formation en ligne a permis de solutionner la difficulté que nous rencontrions pour constituer des groupes de niveau homogènes, de pouvoir enfin mesurer réellement l'impact et l'efficacité des formations bureautiques dispensées et de gagner du temps en proposant à nos agents des sessions de formation courtes et personnalisées ».
Catherine Fischer, Chef du bureau de la Formation de la Préfecture.

« Le e-learning nous a permis de réaliser des économies ».
Christian Bertotti, Responsable du département Formation, Gestion des Ressources humaines et des Moyens.

Sources : http://www.iprogress.com